①導入コストの低下

従来から提供されているサービスは導入にかかるコストが高額だったため、主に大手企業向けとして発展してきました。

しかし、クラウドサービスやスマホ等、テクノロジーやデバイスの普及に合わせて、ライセンス形式のサービスが登場し、企業は自社に必要なものだけを選んで利用するといったことが可能になりました。
こうして、サービスを安く利用できるようになったことで、HRテック活用への注目が一気に進みました。

②働き方改革の推進

日本は深刻な少子高齢化が進んでおり、労働人口は減少の一途を辿っています。

また、働き方改革の推進により、多様な雇用形態や勤務形態が普及しはじめ、人事担当者はこれまで以上に膨大な情報を扱う必要が生じ、これまでのやり方では処理が追い付かなくなっています。
そこでテクノロジーを活用して業務を効率化したいというニーズが拡がってきました。

③テクノロジーの進化と普及

クラウドサービスやAI、スマートフォンの普及は当然のように人事業務の世界にも波及しました。

これまで社内でしか閲覧できなかった情報をクラウド上で管理することにより、オンライン環境さえあれば、どこからでも閲覧、更新を行うことが可能になりました。

また、AIの進化は、これまで多大な時間とコストを費やしていたデータ分析業務を自動化し、業務効率とコストの大幅な改善を実現しました。

これらにより、HRテックは単なる社員情報管理や給与計算・支払いを行うだけのサービスから、集めたデータを組織運営に活かす戦略ツールへと役割が進化し、企業からの引き合いが高まりました。

④労働人口の減少に伴う人材獲得競争の激化

労働人口の減少に伴い、優秀な人材の採用は年々厳しさを増しています。
優秀な人材を採用するには、自社の魅力を存分にアピールするための戦略を立てなければなりません。

つまり、人事担当者は戦略的な業務に注力する必要があるのですが、人事担当者はこれまで以上の通常業務に追われ、そのような戦略立案に手が回らなくなっているのが現実です。
そこで、AIで自動化できる業務はAIに任せ、人は人にしか出来ない業務に注力しようという流れが生じているのです。

①定型業務の効率化

何といっても、これまで人事担当者が多くの時間を割いてきた定型業務を大幅に減らすことを可能にしてくれました。

人事担当者は、これまで従業員から紙で回収した人事情報をマンパワーでデータ化してきましたが、HRテックを利用することで従業員自らがスマホ等を通じてデータ入力するセルフサービス化が可能になりました。
これによって、人事担当者は定型業務の大幅な効率化を実現できるだけでなく、転記ミスといった人的ミスを回避できるようにもなったのです。
また、これまで市役所などに出向かなければならなかった社会保険や雇用保険の手続き、従業員の入退社の手続きもオンライン上でできるようになりました。

こうした定型業務の効率化により、時間的余裕が生まれれば、人事担当者は戦略立案などの付加価値向上のための業務に時間を費やすことが可能になります。
パート・アルバイト従業員を多く抱える飲食業にとって、この定型業務の効率化は非常に大きなメリットでしょう。

②従業員データの一元管理による業務の効率化

情報の一元管理は業務効率化において必要不可欠です。

従業員情報を紙で管理していると、情報が分散しやすく、必要な情報を見つけ出すだけで多大な労力と時間を費やす必要がありました。
また、最悪の場合は紛失といったことも起こり得ます。

しかし、情報をデータで一元管理することで、必要なタイミングに必要な情報を瞬時に引き出すことが出来るようになりました。これにより、日々の情報検索にとられる非生産的な時間を大幅に削減できるようになりました。

③人事マネジメントの高度化

テクノロジーは、属人的、感覚的な人材管理から、データマネジメントに基づいた人材戦略、組織運営を可能にしました。

「戦略人事」という言葉をご存じでしょうか？
アメリカの経済学者デイブ・ウルリッチ氏は、「従来型の管理機能を担うだけの人事部」から、経営戦略に深く関わる「戦略人事型の人事部」になることを提唱しました。
人事部は経営者のパートナーであり、人事や組織を活用し、経営者とともに経営戦略を遂行していくセクションであるべきだという考え方です。

優秀な人材を獲得し、定着を図るために、これからの人事担当者は、経営者と同じ目線に立ち、人事面からの助言ができる、人事のプロとして、より高いスキルが求められるようになります。

そのためには、HRテックに対する理解を深め、業務効率化を目指していくことはもちろん、経営に関する知識も習得していかなければいけません。

人事担当者が戦略的な人事マネジメントに注力できるようになれば、企業は抜本的に進化します。
HRテックがそれをサポートしてくれるのです。

④意思決定の精度向上

HRテックを活用することで、人事関連の様々な意思決定の精度を高めることが可能になります。

企業が成長するためには、適材適所な人員配置を行うことはもちろん、個人の能力や希望を考慮する必要があります。これまで、採用、配置、育成、評価といった人事関連の意思決定は、属人的な判断に基づくことが多かった領域です。

しかし、人材不足、採用難が続く今日、そのような意思決定を続けていれば、優秀な人材はどんどん離れていってしまいます。

つまり、客観的な情報に基づき、いかに精度の高い意思決定を行えるかが、企業の競争力に影響してきます。

適切な意思決定を行うためには、意思決定の根拠となる客観的なデータをいかに多く用意できるかが鍵です。

そんな時、HRテックを用いれば、集めた人事情報やビッグデータをAIがさまざまな角度から分析し、最適な人材配置を探るシミュレーション結果の提供や、成長機会を望んでいる従業員や退職の恐れがある従業員を見つけ出すといった高度な情報分析を実現します。
テクノロジーを活用し、客観的に物事を捉えることによって、新たな気づきもあるでしょう。

これらを踏まえた人事戦略を経営者に提案できるのも、HRテックを活用する大きなメリットのひとつです。

＜採用におけるHRテック活用イメージ＞
苦労して採用した人材が、ミスマッチを原因として短期間で辞めてしまうことも少なくないでしょう。
しかし、ミスマッチを防止するだけの情報を短時間の面接や適性検査だけで得るのは非常に厳しいのが実情です。
そこで、データを分析することで、採用の意思決定の精度を向上させるといった活用が可能です。
HRテックを活用し、自社で長期間働いてくれている優秀な従業員のデータと求職者のデータを比較することで、ミスマッチを防ぐための判断材料を得ることを実現します。

＜配置におけるHRテック活用イメージ＞
人事異動によって従業員のパフォーマンスが落ちてしまったり、最悪の場合は離職してしまったりということが起こりえます。
しかし、これらの事象もデータを活用し、異動先の職場環境や人員配置と、異動を検討する従業員の適性を分析することで、未然にミスマッチを防止するヒントを得ることも可能になります。

＜育成（教育）におけるHRテック活用イメージ＞
企業が従業員に研修を課す場合、「必須」「任意」といった形で設定することも多いでしょう。
しかし本来は必要な人に、必要なスキルを身に着けさせることが研修の目的です。
これも、HRテックを活用することで、従業員一人一人のスキルや能力に基づいて、適切なタイミングで、適切な研修を課すといったことや、従業員が求めるキャリアパスに沿った、育成計画を作成するといったことが可能になります。

＜評価におけるHRテック活用イメージ＞
本来あってはならないことですが、好き嫌いや日常のコミュニケーション量といった、属人的な要素が判断に加味されやすい傾向が見受けられます。
人事評価後の「評価が適性ではない」というクレームは、多くの人事担当者や経営者に共通する悩みでしょう。
優秀な人材の確保や企業の成長を考えると、従業員が人事評価に納得感を持つということは非常に重要です。
こうした状況はAIをはじめとするテクノロジーの更なる進化によって、客観的且つ適切な判断を支援する傾向にどんどん進んでいくと考えられます。

⑤コミュニケーションの活性化による組織力の向上

採用難の時代、特に飲食業にとって、従業員の定着は大きな課題です。
そのためには従業員が長く働きたいと思える組織づくりをしていかなければなりません。
HRテックを使えば、従業員の職場満足度調査等を行うこともでき、タイムリーにデータの収集・活用を行い、すぐに組織づくりに活かすといったことも可能にしてくれます。

⑥離職の防止

企業が競争力を確保するためには、優秀な人材の確保が不可欠です。
しかし、優秀な人材は引く手あまたなため、高い報酬を提示されて他社に流れてしまう可能性もあります。

そこで、HRテックを活用すれば、退社リスクの高い従業員をAIが見つけ出し、その従業員のケアを早期に行うといったことも可能になります。

①HRテックで解決したい課題や目的を明確にする

HRテックを導入することで全てが解決するかのように思われ、導入自体が目的になってしまっているケースが散見されます。
テクノロジーによって、人事担当者の定型業務を大幅に効率化することはが可能ですが、戦略の立案や判断はこれまでどおり人の仕事です。

HRテック活用の第一歩は、何を実現したいかを決めることから始まります。
人事上のどんな課題を解決したいのか、導入する目的は何なのか、まずはそれを明確にしましょう。
人事担当者は人事面で経営者を支えるパートナーという視点を忘れず、目的の明確化と導入後の戦略をしっかり描くことからはじめてください。

②自社に適したHRテックを選定する

解決したい課題や導入目的を明確化することが出来れば、次は具体的に導入サービスの候補選定を行います。

解決したい課題が定型業務の効率化、採用、タレントマネジメント等と、多岐にわたるのであれば、総合力の高いサービスの導入を検討し、課題が限定的であれば、それに特化したサービスを検討する方が良いでしょう。

ちなみに、候補を選ぶにあたり、はずしてはいけないポイントがあります。

a. 社内で現在使用している他システムと連携が可能かどうか？

すでに稼働している社内システムと連携させてデータを活用すると描いているのであれば、導入候補のサービスが社内システムと連携可能なのかを確認する必要があります。
これは、単にシステムの相性の問題だけでなく、お付き合いや古くからのしがらみといった情実面での理由があったりもするので注意が必要です。
この確認を怠ると、多くの時間を費やした後に、うちでは導入できないサービスだったといったことになりかねません。

b. 詳細なマニュアルや導入後のサポートが用意されているか

社員全員が使うサービスであれば、基本的には社内で自立運用していけるように、ベンダーがしっかりとしたマニュアルを用意してくれるか、導入後困った際のサポートをきちんと受けられるかを前もって確認しましょう。
担当者にもよるのでしょうが、中には導入までは手厚くフォローしてくれたのに、導入した途端に急に対応が悪くなるといった、売りっぱなしベンダーがあることも否定できません。

③少人数でトライアル運用を行う

いくつか候補を選定したら、少人数でトライアル運用を開始します。
無料お試し期間等を有効に使い、極力コストをかけずにトライアルできるとベストです。
（以降、この少人数のメンバーをプロジェクトメンバーと表記します）

プロジェクトメンバーの人数は、3～5人くらいまでとします。

また、

・ITリテラシーが高い
・サービスの導入に関心が高い

といったメンバーで構成するようにしましょう。

トライアルにあたり、お互いの人事評価などが目に触れてしまう可能性もあるため、相互に信頼しあえるメンバーであるというのもクリアしておきたいポイントです。

プロジェクトメンバーが決まれば、2週間から1ヶ月間かけてトライアルを行います。
トライアルの結果、導入価値ありと判断できれば、次のステップに進めていきます。

ちなみに、この段階で使いにくいと感じたものは即候補から外して大丈夫です。
プロジェクトメンバーが扱いにくいサービスは、全社に展開しても絶対にうまくいきません。

④単一部門にてトライアル運用を行う

プロジェクトメンバーが納得したサービスは、次は単一部門でのトライアルに進めます。
トライアル期間は1～2ヶ月程度を目安とし、プロジェクトメンバーは、このトライアルのサポートに徹します。

これには、部門全員の協力が必要になってきます。

よって、

・プロジェクトメンバーの誰かが所属している部門
・ITに抵抗感が少ない社員が多い
・人数が多い部門

を選定の基準にするのが良いでしょう。

場合によっては、「部門の人数の多さ」と「ITに抵抗感の少ない社員の人数の多さ」、どちらを優先したら良いかと判断に困ることも出てくるかもしれません。
その際は、「プロジェクトメンバーでサポート可能どうか」を基準に考えてください。サポート可能と判断できるのであれば、「部門の人数の多さ」を優先すると良いでしょう。

もし、このフェーズで導入が難しいという判断に至ったら、改めて③に戻り、プロジェクトメンバーで別サービスのトライアル運用を行います。
問題がなければ、ようやく全社に正式導入です。

⑤サービスの正式導入

単一部門運用で問題なさそうであれば、正式に全社にサービスを導入し、運用を開始します。

なお、全社導入で大切なのは、組織全体で導入目的を共有し、目線をそろえるということです。
結局のところ、使う側の意識と行動が変わらなければ、HRテックを導入したところで良い結果は出ません。

つまり、HRテックの導入は、人事担当者や経営者だけの話ではすまないということです。
新しいことを導入する際には、反発はつきものです。
導入によって何を実現したいのか、そのために、従業員のどのような協力が必要になるのかを明示し、組織全体で新しい仕組みに切り替えていく必要性を認識し、意識を変えていく必要があります。

補足：HRテックの弱点も理解しておく

従業員の採用や定着には、定量的情報だけでなく、定性的情報を収集することも重要です。

テクノロジーに依存しすぎると、システマティックでドライな職場になり、逆の結果を招く可能性も考えられます。
テクノロジーに頼るべきところと、そうでないところを人事担当者は見極めていかなければなりません。

HRテックはあくまで付加価値の創造や生産性向上のための支援ツールということを忘れないようにしましょう。